[摘 要] 商务英语信函是国际贸易的重要通讯手段。 它具有其自身的独特的语言特点。 本文论述了商务英语信函写作的七个基本准则，并且介绍了一些常用的写作技巧。
国际商务英语信函是国际贸易买卖双方用于关系业务、 沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景，代表了双方各自的利益。商务信函不同于私人信函， 商务信函更为正式并且可以成为买卖双方商务往来的法学凭证及解决争端的法学依据。 商务信函也不同于国家机关、企事业单位等使用的便函，商务信函具有其自身独特的文体特征和语言特点，对语言的准确性和规范性要求更高。随着全球经济的发展及我国对外贸易的不断扩大， 商务英语信函在国际贸易中的地位也越发重要。 商务英语信函的质量好坏直接作用到收信人对写信人的第一印象，甚至作用到生意是否成功。本文从商务英语信函写作的七个基本准则及基本写作技巧出发， 介绍了如何能够礼貌、含蓄、得体的陈述观点、提出请求或建议，从而创造一个良好的商务往来氛围， 达到交易双方预期的目的。
一、基本准则
对于商务英语信函写作的基本准则， Bobby D. Sorrels在其《Business Communication Fundamentals》 一书中总结为6个C准则，即：简洁，准确,清楚，文采,体谅及连贯。在此基础上，国内的学者也对其进行了补充和完善。以陆墨珠、庄学艺和周耀宗为代表的学者提出了今天普遍认可的商务英语写作的7个C准则， 即：清楚，简洁，正确，具体，礼貌，体谅及完整。
1.清楚 清楚准则包含两个方面， 一是写信者在拟文前知道自己要写什么； 二是对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。 这就要求写信者头脑清楚、 条理清晰、 表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。
2.简洁 简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容， 并且不作用信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，英语毕业论文，内容要精炼丰富。这就要求写信者在行文过程中尽量选用简单、 易懂、 朴素的词汇， 采用简短、 直接的句式。
3.准确 商务英语信函与买卖双方的权力、义务、利害联系、公司形象等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。 准确无误是商业英语信函写作的最重要的准则。准确准则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商务英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价等。
4.具体 具体准则是指信函中涉及的内容要言之有物， 信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务英语信函写作中注意避免类似soon, at an early date, good, nearly等笼统、 含混不清的表达法。例如 ： I will send the samples to you soon.就不如I will send thesamples to you in two weeks。 如果能更具体就更好了， 例如 ： Iwill send the samples to you next Monday。
5.礼貌 为了建立、保持一个友好的贸易联系，商务英语信函往来一般要注重礼貌准则，以礼待人。礼貌准则不仅仅体现在使用please, thank you等这些简单的词汇上面， 而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体的礼貌准则基本包含这样几个方面：遵守国际商务来往惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气而有分寸，避免使用命令的口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉的语气指出对方不尽人意的地方；复信要及时。
6.体谅 体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅准则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。
7.完整 一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一做答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。 信函的完整性有助于建立良好的公司形象，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起的不必要的纠纷。
二、写作技巧
鉴于商务信函以商品交易为目的、以交易磋商为内容、直接服务于交易的特点，商务英语信函宜采取简单的结构、简练正式的语言、客气委婉的语气来表达观点。下面从正文结构、词汇使用、 句式变化三方面介绍一下商务英语信函常用的写作技巧。
1.结构
对于商务英语信函正文内容的结构， Taylor在其 《Communicationfor Business》 一书中提出了四部式准则， 即：引言－详情－应答－结尾。
(1)引言。 商务英语信函一般采取开门见山的方式， 在语篇开始就态度明确地交/信来由。如果是复函的话，一般在开头会先交代对方来信日期、核心内容等，以便对方一目了然，更快地了解来信内容， 从而节约大量的商务来往时间，英语论文范文， 提高工作效率。 常用的开篇语如下 ： Thank you for your letter of ； With reference toyour letter of ； I am writing to discuss.
(2)详情。 详情是正文的核心部分， 一般会对对方的问题一一做答，或者对自己要说明的事宜进行阐述。这一部分是联系到一篇信函质量好坏的关键所在。 为了使得整篇文章更加清晰、 简洁，也为了使得收信人阅读更加方便， 详情部分一般采取一事一分段的准则，也就是将不同的问题分段、分项、分条叙述。
(3)应答。 这一部分一般是就所叙述的事情征求对方的意见，邀请对方做出答复。 如有随函寄出的附件也可以在这一部分告知对方。举例如下：Please let us know if the above terms are satisfactory.I hope you will find our quotation agreeable, and give us aconfirmation.Enclosed please find the picture for this item.
(4)结尾。 结尾一般采用一些客套话， 遵循商务信函的完整性及礼貌性准则。例如：I look forward to hearing from you soon.I hope to receive your reply soon.If you require any further information, please let me know. |
