摘要：在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应
用，正确使用英语商务信函具有重要的交流功能与突出的经济价值。熟练使用英语商务信函，要求以
提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循互惠互利、多用敬语、内容清晰、语言简洁、时
间具体、指代准确六个写作准则，在此基础上掌握信函结构、用词、句式三个方面写作技巧。
英语商务信函是国际商务活动和贸易往来时洽谈交易、关系业务、发展贸易的一种重要的运用性交流工具。大量书面磋商工作都是通过商务信函实现的，是买卖双方进行磋商的重要手段，其质量好坏会严重作用到公司的形象，甚至作用到交易的成败。由于英语是国际主要通用语言之一，正确而熟练应用英语商务信函沟通成为国际商务人员的必备技能。探讨英语商务信函写作的特点与技巧关于提高国际商务人员的英语书面沟通能力，促进国际商务活动的顺利开展具有重要现实意义。
一、英语商务信函的写作准则本论文由英语论文网/
（一） 互惠互利准则公司追求利益是第一位的，因此在进行商务信函沟通中互利互惠是第一准则。与其它写作不同，英语商务信函写作强调的是信息沟通的有效性，不仅要关心内容的正确与完整，英语论文网站，还必须重视对方的反应。在起草商务信函时，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。如下两例：“We allow you 2 percent discountfor cash payment.”；“You can enjoy 2 percent discountwhen you pay in cash.”第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。另外，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如把“We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.”改写成“We feel surely that you will be entirelysatisfied.” 则会更好。
（二） 多用敬语准则为了建立、保持友好的贸易伙伴联系，英语商务信函往来一般要注重礼貌准则，以礼待人，因此，在信函中宜多用“please”、“It w ill be highly appreciated that …”、“It is our pleasure to …”、“We regret that …”等礼貌用语。同时，敬语准则不仅仅体现在使用please、thankyou 等这些简单的词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体的敬语准则基本包含这样几个方面：遵守国际商务来往惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气而有分寸，避免使用命令的口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉的语气指出对方不尽人意的地方；复信要及时。
（三） 内容清晰准则此准则包含两个方面：一是写信者在拟文前知道自己要写什么；二是对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求写信者条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。1、尽量选择常用词作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。2、起修饰限定影响的词语应该紧跟被修饰的词起修饰限定影响的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如Those who work rapidly get ill inthese conditions. 由于rapidly 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解（可以指work，也可以指conditions），如将其改为Those who work in these conditions get illrapidly.句子的意思就非常清楚了。3、一句话中避免重复使用一个有两种不同含意的词例如，We shall take a firm line with the firm. 此句中第一个“firm”的意思是strong，第二个firm 的意思是corporation，而如果将句子改为We shall take a strongline with the firm. 这样整个句子的意思就更清楚了。
（四） 语言简洁准则简洁是指本论文由英语论文网/
用最少的语言表达最丰富完整的内容。英语商务信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。这就要求写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。1、避免使用空洞、重复的短语如small in size 应改为small；blue in color 应改为blue；thinking on a theoretical basis 应改为thinking theoretically；In about a week's time 应改为In a week。2、避免使用There is 和There are 等短语, 用积极的动词来表达这样的句子意思如There is an old sentence says“ Practice makesperfect.”应改为As the old saying goes,“ Practice makesperfect.”；There are many people who think that 应改为Many people think that。3、改写以which、that、who 等联系词引导的定语从句，使句子更加简洁比如Mr. Smith usually likes to drink all kinds ofwines that are produced in France. 应改为Mr. Smithprefers wines produced in France. Mr. Smith prefersFrench wines。此外，句子结构也应简洁，尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，英语论文题目，使行文更加简洁。如Aswhat you have requested ,we are sending you our newestcatalog.其从句“W hat you have requested.”可以用一个词requested 来代替, 这句话改成“As requested, we aresending you our newest catalog.”则更简洁。需要指出的是,在保证礼貌的前提下, 还要避免使用那些仅起填充影响、可有可无的词组和表达法。
（五） 时间具体准则此准则指信息要具体详实、丰富生动，强调信息的完整性。在信函中所说的信息必须有头有尾，不能说半截留半截。英语商务信函写作中注意避免类似soon、at anearly date、good、nearly 等笼统、含混不清的表达法。例如I will send the samples to you soon.就不如I will sendthe samples to you in two weeks。如果能更具体就更好了， 如可改写成I will send the samples to you nextMonday。
（六） 指代准确准则表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害联系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。正确有两个方面的含义：一是传递的信息必须准确，二是指所用的语言必须清楚。对商业信函来说，信息准确是最基本的要求。在当今的信息时代，信息铺天盖地，真假难辩，信函所传递的信息不准确，如定单中的错误、供货合同中不准确的信息、含糊不清的答复等等，可能会带来无法预料的损失。一些在日常行文中常用的如the above mentioned、the former、the latter、respectiv |
