[摘 要]商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段, 其撰写的成功与否对公司的业务有着极其重要的作用。本文先阐述了商务英语信函写作的基本准则, 然后论述了商务英语信函写作的一些基本技巧。
商务英语信函是国际贸易买卖双方用于关系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同文化、社会背景, 代表了本论文由英语论文网/双方各自利益。商务信函不同于私人信函, 商务信函更为正式并且可作为买卖双方商务往来的法学凭证及解决争端的法学依据。商务信函也不同于国家机关、企事业单位等使用的便函, 商务信函具有其自身独特的文体特征和语言特点, 对语言的准确性和规范性要求更高, 其质量好坏会严重作用到公司的形象, 甚至作用到生意的成功。本文从商务英语信函写作的七个基本准则及基本写作技巧出发, 论述了如何能够礼貌、含蓄、得体的陈述观点、提出请求或建议, 从而创造一个良好的商务往来氛围, 达到交易双方预期的目的。 一、商务英语信函写作的基本准则
对于商务英语信函写作的基本准则,Bobby D. So r rels在其《Business Communicat ion Fundamentals》一书中总结为6 C 准则, 即: 简洁, 准确, 清楚, 文采, 体谅及连贯。在此基础上, 国内的学者也对其进行了补充和完善。以陆墨珠、庄学本论文由英语论文网/艺和周耀宗为代表的学者提出了今天普遍认可的商务英语写作7 C 准则, 即: 即礼貌(cour tesy)、体谅(considerat ion)、完整(comp leteness)、清楚 (clar ity)、简洁 (conciseness)、具体 ( concreteness) 和正确(co r rectness)。
1 礼貌准则
礼貌是商务场上的重要法则, 礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以, 在信函中宜多用“p lease” ,“It w ill be h igh ly app reciatedthat …” ,“It is our p leasure to…” ,W e feel dreadfully so r ry that…” ,“ W e regret that …”等礼貌用语。同时业务往来难免有争端、摩擦, 此时也需要礼貌语言作为润滑剂, 化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时, 措词要力求客气、心平气和、语气委婉; 在回复对方信函时, 无论对方态度如何, 在坚持自己立场的同时, 都应礼貌地作答。为了实现这一准则, 在写作时, 首先, 要善于使用被动本论文由英语论文网/语句, 因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如“Youmade a very careless m istake . ”若改成“ A very careless m istakew asmade . ”会更好。其次, 要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比, 疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:M ake payment by conf irmed ir revocable Lö C.W e request you to make payment by conf irmed ir revocableLö C.Could you make payment by conf irmed ir revocable Lö C.第一句是祈使句, 口气太强硬; 第二句太直接, 有下命令之嫌; 第三句既表达了自己的意图, 又表示了对对方的尊重, 避免了过于直率和盛气凌人。此外, 还要善于使用条件句, 以使建议听起来更具有试探性, 语气更委婉。
2 体谅准则
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同, 商务英语信函写作强调的是信息沟通效果, 不仅要关心内容的正确与完整, 还必须重视对方的反应, 只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能获得满意的沟通效果。首先, 应注意强调对本论文由英语论文网/方利益。在商务英语写作中, 对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如:W e allow you 2 percent discount fo r cash payment .You can enjoy 2 percent discount w hen you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然, 优于第一句。其次, 应突出积极因素, 用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣, 获得对方认同。如“ W e do no t believe thatyou w ill have cause fo r dissat isfact ion . ”改写成“ W e feel surelythat you w ill be ent irely sat isf ied . ”会更好。
3 完整性准则
在商务信函写作中, 信息完整很关键。一些本论文由英语论文网/在日常行文中常用的如“the above ment ioned” ,“the fo rmer” ,“the lat ter” ,“respect ively”之类的表达方式要尽量少用, 尽可能提供完整的信息, 让对方一目了然。
4 清楚准则
清楚是商务英语信函写作最重要的准则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义, 甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词。
(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言, 英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员并非个个精通英语。因本论文由英语论文网/此, 在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式, 避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2)起修饰限定影响的词语应该紧跟被修饰的词, 这样可以避免产生歧义。如“Tho se w ho wo rk rap idly get ill in thesecondit ions . ”由于“rap idly”一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“wo rk” , 也可以指“condit ions” ) , 如将其改为“Tho se w ho wo rk in these condit ions get ill rap idly . ”句子的意思就本论文由英语论文网/非常清楚了。
(3)在一句话中, 要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如:“ W e shall take a f irm line w ith the f irm. ”此句中, 第一 个“f irm ”的意思是“st rong” , 第二个“f irm ”的意思是“co rpo rat ion” . 而如果将句子改为:“ W e shall take a st rong linew ith the f irm. ”这样整个句子的意思就清楚多了。
5 简洁准则
有力、生动的措词是增强商务信函有效性的一大法宝。在具体应用过程中, 可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的应用切忌过杂过本论文由英语论文网/乱, 要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语, 例如,Lö C ( let ter o，英语论文，英语论文范文 |
