摘要: 商务信函的语篇构建, 关键在于用词简洁, 明了, 语气委婉, 礼貌, 措辞得当, 格式规范。这样才能更好的发挥商务英语信函的交际职能。
Abstract: Th is ar t icle analyses and summar izes f rom the angles of vocabu lary and discou rse the ru les in writ ing an English bu siness let ter . It states in detail that so as to realize it s commun icat ing funct i on, a good English bu siness let ter shou ld be concise in vocabu lary, cou r tesy and tactfu l in manner, f ixed in format and coheren t in discou rse .
Key words: English bu siness let ter; concise; courtesy
随着我国商品经济的发展和市场对外开放,商务英语信函已经成为日常涉外交往中一种常用的形式, 它具有建立双方的业务联系, 沟通商务信息, 塑造商业形象, 扩大业务等方面的职能。由此可见, 商务英语信函写作的好坏涉及到贸易双方利益的得失与商机。为此, 笔者从词汇和语篇层面对商务英语信函的写作特点进行了研讨。
一、 商务英语信函词汇特点
1 . 用词简洁、 明了在商务信函中, 选用简短和熟悉的词语或词义相对单一而稳定的词, 如用 “u se ” 取代u t ilizat i on用show 取代 disclo se。 值得注意的是现代商务英语信函更倾向于使用通俗, 常用和直接的词语, 避免使用过长或陈旧的词语, 如用buy 代替pu rchase, 用t ry 代替endeavo r . 现代商务活动讲究高效快捷, 商务信函用词简洁明快而不拖泥带水, 多数情况下使用单词代替短语, 如用now 取代at th is t i me, 用w h ile 取代du r ing the t i me that, 用fo r 取代fo r thepu rpo se of 或用词组代替句子如:( 1) upon recei p t of you r Lö c w e w ill makethe sh i pmen t, 用 upon recei p t of 取代 af ter w ereceive…(2) A t tached is ou r p r icelist, 用at tached 取代p lease f ind at tached…( 3 ) She bough t desk s that are of theexecu t ive type, 更改为she bough texecu t ive- type desk s, 用名词词组取代定语从句。
2 . 使用国际贸易准则中的缩略语
由于缩略语是约定俗成的, 定义准确, 稳定, 能最大限度地减少误差, 另外, 用缩略语可节省拼写时间和解读时间, 因此我们多用Dö D (DemandD raf t ) , Lö C (L et ter of credit ) , Bö L (B ill oflading) , Bö D (Bank D raf t)来表示即期汇票, 信用证, 提货单, 银行汇票等。
3 . 用词具有专业色彩如用 enqu iry, b id, f irm offer, coun ter2 offer等来表示询盘, 虚盘, 实盘, 反还盘。用 clai m ,draf t, discoun t 等来表示索赔, 汇票, 折扣。
二、 商务英语信函语篇的构建特点
1 . 用约定俗成的格式
商务信函是贸易双方进行交流的重要手段, 在撰写商务信函时, 双方均遵守一定的格式及基本准则, 即商务信函采用已经约定俗成的齐头式或半齐头式或缩进式等格式进行组织。信函的结构由标准部分和特别部分组成。 标准部分包括: 信头( let ter head) , 写信日期( date line ) , 封内地址 ( in side address ) , 称呼( salu tat i on ) , 正文(body of the let ter ) , 结尾敬语(comp li men tary clo se ) , 签名( signatu re). 特别部分包括: 附件(enclo su re ) , 再启(po st scr i p t ) , 经办人名称(A t ten t i on line) , 事由, 标题(Sub ject line) ,Reference number (参 考 编 号) , 抄 送 (Carboncopy) , 这部分可根据情况进行增减。正文的内容的构成要做到语篇连贯, 符合逻辑。即一般按照:“引言, 详情, 应答和结语” 这四个步骤组织(陈冬纯 P52 国外外语教学 2017ö 2)。引言就是指信函提及的话题。即在一封写给已建立业务联系的客户信函中提到的对方某一天的来函或双方某一天的某一笔交易, 或指在一封写给未建立业务联系的客户信函中提及与对方相关的广告或熟知对方的某个商会或大使馆等以体现商务信函语篇的连贯性。详情部分要做到主次分明,结构合理。如在一封商信函中, 若涉及到不同事项则按主次序分段落进行; 若叙述同一事项时, 涉及到不利于对方的内容, 如付款, 罚款, 赔偿, 退货时,则把该内容放在信函的最后提及以体现商务英语的信函内在逻辑的连贯性。
2 . 语篇构建的准则
为了实现商务英信函交际的目的, 在商务英语信函撰写过程中, 我们还应应用如下准则:
(1)礼貌准则
商务英语信函的目的在于: 或与对方建立业务联系, 或扩大贸易业务, 或索赔, 或抱怨, 或催款。无论出于何种目的, 写信时要做到既能表达自己立场, 观点, 维护自己的利益, 又能显示自己文明礼貌的修养, 避免咄咄逼人, 横加指责的语气, 引起对方的反感, 导致双方贸易联系破例或陷于僵局, 以至失去商机。因此, 在撰写商务信函时, 应运礼貌,合作的准则。通常我们借几个手段和措施体现商务英语的礼貌准则:用 “I w ish…” ,“I hope…” ,“I th ink…” ,“I’ dlike to …” ,“P lease…” 等句型来提出要求或表达意愿, 或用 “Cou ld you …” ,“ Wou ld you …” 或用 “Iwonder…” 来表示询问, 请求。或用动词的虚拟式提出建议或请求使用语气, 委婉含蓄, 具有更多的商讨余地。如: I w ish to be you r agen t in th isdist r ict if the comm issi on rate is favo rab le . (如果佣金率优惠, 我们愿作你方在该地区的代理。 )Cou ld you po ssib ly make you r delivery no t laterthan June? (请尽可能不迟于6 月份发货行吗?) Iwondered w hether you cou ld make sh i pmen t inthe f irst t，英语毕业论文，英语论文 |
