摘 要:金字塔写作模式是商务英语信函写作的一种形式,该模式的优点就是能迅速识别主要信息,简单实用,可操作性强。金字塔写作模式中的关键问题是如何开头和如何设计安排信函内容。应用金字塔模式写作应遵循简明、清楚、礼貌的准则。使用金字塔写作模式,可以帮助从事商务写作的人士撰写出符合商务礼仪、结构合理、清楚简明、富有实效的商务信函。 一、金字塔写作模式简介当我们撰写一封给朋友或亲戚的信时,不会为我们所写的信过长而担心,也不会被信中过大的信息量所困扰,因为我们知道,对方很高兴阅读我们的来信。正因为如此,在写信时、在交流一些普通信息时,我们会不时插入一些对事情的评论,而较少考虑信函的结构及撰写准则。但是,当撰写商务信函时,我们不得不遵循一些写作准则。21世纪是信息时代,这一时代的特点是信息量大,竞争激烈。商务信函的读者往往是异常忙碌的商人、跨国企业和公司的总裁及工作人员,他们在收到一封信时,最希望的是能迅速捕捉到我们所要传达的主要信息,而不愿意被无关信息所烦扰。关于这样一些人,信函必须重点突出、结构合理、清楚简明。金字塔写作模式就符合这一要求。金字塔写作模式的优势就是能迅速识别主要信息。写信就像摄影,首先要把想拍摄的影像或景物纳入镜头中,聚焦,然后按下快门。在拍摄前,要弄明白究竟拍摄什么,否则,拍出的照片会让看者摸不着头脑。按金字塔模式构思的信函,会自动将读者的注意力聚集于主要信息上。开始写信时,心中要有一个非常清晰的“影像”,即:“我们为什么要写信?”“我们最想让读者知道什么?”然后把确认的信息要点放在信函的开始,因为只有在那里,读者才能最快捕捉到我们的信息。但是如果采用背景信息介绍方式开头的话,读者需要把我们的信耐心地一点一点读下去,才能逐渐明白我们的意图,这样读者就很容易丧失兴趣,从而使写信者失去交易机会。试略论以下信函:[1](P36) DearMr. White, I refer to ourpurchase orderNo. 21438 datedApril 26, 2017, for aVancourtmicrocopiermodel3000, which was installed onMay14. During tests following its instal- lation your technician discovered that some components had been damaged in transi.t He ordered replacements and in a letterdatedmay20 informedme that theywould be shipped tousonMay27 and thathewould return here to install them shortly thereafter. It is now June 10, and I have neither received the parts nor heard from your technician. I would like to know when the replacement parts will be installed and whenwe can expect to use themicrocopier. Sincerely, DonMckelvey 该信采用了背景描述措施:麦克维尔先生首先介绍了什么时候买了什么东西,安装时发生了什么事情, 技术员说了什么,等等。怀特先生在读完全信后才能发现麦克维尔先生写信的意图是什么,即:“2017年4 月26日购买的温库特3000型微型复印机至今不能够正常使用,该机器什么时候能够安装好,能正常使用, 请告知。”如果麦克维尔先生用金字塔模式,开头点出信函的主题,那么怀特先生就会立即明白麦克维尔先生为什么写这封信了。例如: DearMr. White, We are stillunable to use theVancourt3000micro- copierwe purchased from you onApril26, 2017. Please inform mewhen I can expect it to be in service. 该信在开头就指出了写信的目的,即“2017年4月 26日购买的温库特3000型微型复印机至今不能正常使用……”这样做能够帮助麦克维尔先生缩短解释内容,便于信函后半部分展开。因此,怀特先生在读完第一句话后,就完全明白了麦克维尔先生的写信意图。[1](P36) Themicrocopierwasordered onP.O. 21438 and in- stalled onMay 14. During tests, your technician discov- ered that some components had been damaged in transi.t He ordered replacemen,t then in a letterdatedmay20 in- formedme that theywould be shipped to us onMay 27, and thathewould return here to install them. To date, I have neither received the parts norheard from your tech- nician. Sincerely, DonMckelvey 在信的第二段,麦克维尔先生对发生的事情进行了详细的描述。他提供了具体的细节帮助怀特先生全面了解发生了什么,从而为迅速解决问题、有效提高沟通效能奠定了基础。然而,知道了撰写商务信函要开门见山、直截了当,这还不够,还需要明白如何找出正确的词并把它放在“金字塔”的最上边。这也是让许多业务人员头疼的问题。 二、金字塔写作模式中的关键问题 1.如何开头在如何开头问题上,安娜·金女士建议,开始写信时,首先写下以下六个词: Iwant to tell you tha.t.. 然后,写出你最想告诉读者的事情。请看下面的例子: DearMs. Reynaud Iwant to tellyou tha.t.. the environmentaldata you submitted to usonOctober8willhave to be substantiated if it is to be includedwith the Labrador study. 写完句子后,删除前六个词,剩下的就是我们所说的符合要求的总结性开头。 DearMs. Reynaud The environmentaldata you submitted tousonOcto- ber8willhave to be substantiated if it is to be included with the Labrador study. 通常这样的开头形式,在把“I want to tell you tha.t..”删去之后,句式平稳,文章结构紧凑。但是在有些情况下,信函开头会显得有些唐突。如果这样的情况发生,可以添加几个词对句子进行必要的修饰。例如在给雷诺女士的信中,可以加入“非常遗憾……”,这样,句子语气、信函的开头更合情合理。 DearMs. Reynaud I regret that the environmentaldata you submitted to us onOctober8willhave to be substantiated if it is to be includedwith the Labrador study. 这种较为便捷的措施用于创造一个主题句,经常用于商务信函中,也经常被认为是结论式开头。以下是三个结论式开头: (1)DearColonelWatson Wewill complete theXRSmodification on June 14, eightdays earlier than scheduled. (2)DearMs. Mohammed Your excellent paper“ExportEngineering”arrived just in tmi e to be，英语毕业论文，英语论文题目 |
