在国际贸易活动中，交易双方往往相隔千山万水，经常性的面对面商谈显然不太现实，因而以书信的形式进行沟通与交流，达成共识，完成交易，便成为商务活动的重要组成部分［1］。而商务英语信函写作能力的高低，关于贸易的成功与否起着十分关键的影响。因而，从事商务英语信函写作的业务员不仅要具备良好的英语功底，熟悉各种商务信函的写作格式和套语，同时还要遵守语用准则，以保证信函准确、得体，发挥出最佳效果。
一、商务英语信函与语用准则
商务英语信函是为了促进商务发展，用英语来反映商务活动的一种信函。在电子商务服务发展十分迅速、技术日益先进的现代社会，商务英语信函发挥着越来越重要的影响。写好商务英语信函不仅要求业务员要具备良好的英语表达能力，掌握各种文体的格式、套语，还要遵守语用准则。语用准则包括合作准则和礼貌准则。合作准则最先是由美国语言哲学家 Grice 提出的，他指出，在言语交际活动中，交际双方都有相互合作，以取得交际成功的愿望。为了确保交际的顺利进行，交际双方必须共同遵守一些基本准则，如真实、充分、关联、清楚等，这就是合作准则。合作准则包括四个原则，即质的原则﹑量的原则﹑联系原则和方式原则。质的原则要求说话人不说虚假的话和缺乏足够证据的话; 量的原则要求说话人所说的话应包含交谈目的所需要的全部信息，既不能过量也不能不足; 联系原则要求说话人所说的话之间要有关联，不能离题; 方式原则要求说话人说出的话含义要明确、简练而富有条理，避免晦涩、歧义。后来英国语言学家利奇在合作准则的基础上又提出了礼貌准则，作为对合作准则的补充。礼貌准则要求交际双方在交际活动中应尽量展现自己的礼貌，抬高对方，贬损自己，要说一些称赞对方的话，减少不礼貌的言语。
二﹑语用准则在商务英语信函中的应用
语用准则是指导语言交际的最基本的准则，具有普遍性。商务英语信函是书面语言的一种，必须遵守语用准则。( 一) 合作准则1． 质的原则质的原则指的是商务英语信函的内容要真实准确，比如产品的数量、规格、价格、交货日期、地点等等。这些内容涉及到双方的权利和义务，一定要准确清楚，否则会引起不必要的矛盾，英语论文范文，导致贸易摩擦，严重的还会引起双方联系的破裂和交易失败。例 1． We have opened at the above address a salesoffice for our two kinds of products here in Shanghaiprovince．在此例中，首先，目的地术语错误，上海是市而非省，不符合实际; 其次，企业是为四种而非两种产品开设了销售部，传递了虚假的信息，同样违背了质的原则。在商务英语信函写作中，业务员一定要具备丰富的跨文化背景知识，而且要非常细心认真，否则一小点的失误都会给企业造成巨大的损失。2． 量的原则商务英语信函传递的信息量要适宜，既不能过，也不能不足。换句话说，就是用尽可能少的语言来表达交易活动所需要的全部信息。如果信息量不足，交易对方就不能全面了解你要表达的意思; 如果信息量过多，同一个意思用不同的语句来表达，不但会使对方抓不住信函的主要内容，而且还会浪费对方和自己的宝贵时间。例 2． Dear Mr． / Ms．Because the worker had mistaken the date for com-pletion，so he couldn’t go to your house in time，andthe central heating system in your new house had notbeen completed by the date promised，? I was so sorry a-bout it．这则信函首先解释了由于工人弄错了日期导致没能按时到顾客的新家，以至于中央空调系统没能按时安装的原因，最后向顾客表示了诚挚的歉意。其实，顾客并不关心错误的原因，他们关心的是问题怎么解决，所以应该删掉前面的原因解释，增加如何解决问题的内容。3． 联系原则在商业高度发达的现代社会，时间就是金钱，效率就是生命，所以商务英语信函的内容一定要切题、简单明了，少说无关的废话。涉及同一商务活动的信函，在开头部分要用必要的语句相互关系起来，以帮助读信人快速回忆起交易内容，便于归类; 同一信函的各段内容也要相互关联，这样可以避免唐突。在信函的开头可用一句过渡的话或涉及的合同号、信用证或信函日期将它们关系起来; 在信函的正文部分，可以用一些关联词语对不同内容进行连接。例 3． Thank you for your letter of June 4，enclosingan account of the organization．这个例子把日期写在开头，其实起到了与上封信函关系的影响，让交际对方马上明确这封信函和前面的哪些信函是属于同一交易活动的。4． 方式原则方式原则是指在商务英语信函中，表达交易信息的内容一定要清楚明白，要避免语意上的含混、模糊和歧义。在写作中，要使用符合行规、表意确切的常用术语，以利于对方的理解，使贸易活动顺利进行。例 4． I am at present in Hamburg visiting the harborwith a view to making known our new type of container?that can contain 100 tons? of rice for use in Europe．I should like to call on you at 7． 00 on that day．这则信函有两处语意模糊: 一是时间( 7: 00) 后面没有注明是“am”还是“pm”，这会让对方摸不着头脑，不明白究竟是上午 7 点还是下午 7 点; 二是重量单位吨( tons) ，因为不同国家对“吨”这个重量单位的理解是不尽相同的，若不加以具体说明，势必会造成误会，导致贸易纠纷。( 二) 礼貌准则1． 得体原则得体原则指的是在商务往来中要尊重对方，无论是语句的表达还是信息的处理都要站在对方的角度，尽量让对方少吃亏，多受益。在商务往来中，要及时回复对方的信函，即使对方反映的问题需要进行调查，但也应及时回复，说明情况，这样才能让对方感到自己的问题受到了重视，也会给对方留下办事效率高、工作负责任的良好印象，从而保持双方良好的贸易合作联系。在信函写作中，只有始终站在对方的角度考虑问题，真诚地关心对方，了解对方的需求，自己的信函才会更容易让对方接受。2． 宽容原则宽容原则指的是商务活动出现矛盾时，要克制自己，英语毕业论文，宽容对方，不要让矛盾激化。在商务往来中出现一些失误、摩擦是正常的，关键在于如何处理这些失误和摩擦。当遇到对方不满、怨恨甚至无理取闹的时候，千万不能火冒三丈，写出更激烈的回信，导致矛盾激化，得不偿失。以礼对待非礼，不是一种退让，而是一种宽容，是一种从大局出发，小事糊涂，大事坚持准则的持重表现。3． 称赞原则称赞原则指的是减少对他人贬损的表达，即尽量多赞誉少贬损别人。在商贸活动中，对对方的商品、技术、服务进行适当的赞扬是很有必要的，这样可以维护对方的面子，让对方感到愉悦，从而有利于以后的合作。但这种赞扬应该是真诚的，否则就会让对方感到虚伪，从而违反了合作准则中质的原则。4． 谦逊原则谦逊原则指的是尽量减少自我表扬，多贬损自己。商家一般都会在说自己的产品、服务如何如何好的同时，贬低同行业的其他产品。但在大型的正规的商贸往来中，我们一定要遵循谦逊原则，对自己的产品、技术和服务一定要实事求是，不能言过其词，夸夸其谈，要做到言辞谨慎，含蓄内敛，不誉不损。5． 一致原则一致原则指的是尽量减少自己与别人在观点上的不一致，即尽量减少双方的分歧，增加双方的一致。任何事情都是一分为二的，商务活动也不例外，既有积极、美好的一面，也有一些消极、不太好的一面，所以在商务活动中，一定要尽量强化前者，淡化后者，求同而存异。在商务活动中，每一方自然会站在自己的立场、角度考虑问题，对事情的看法可能会有所不同，但这并不妨碍双方为了共同的长远利益而求大同存小异，找出双方都能接受的方案。6．
| 
