摘 要:商务英语公函的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性。在遣词造句方面,使用行业术语和正式辞令是公函的商务英语毕业论文两大特征;在语篇建构方面,公函有不同于普通私函的固定格式,并根据具体交际语境多采用劝说法或陈列法建构语篇;在语用策略方面,采取“你方视点”、委婉语气和合作态度是建立和促进贸易伙伴联系的关键。
关键词: 商务英语公函; 体裁; 遣词造句; 语篇建构; 语用策略
1. 引言
近年来,电子信息技术的发展给国际贸易的操作方式带来了较大的变更。十几年前在外贸行业还十分流行的电报(telegram)、电传(telex)通讯方式,因编码和解码过程繁琐、信息传递性能低,已逐渐被外贸企业淘汰,取而代之的是用明语表达、直接快捷的现代通信方式-电子邮件(e-mail)和电子传真(telefax)。而这些现代通讯方式的内核仍是传统的商务公函,是商务公函内容和形式的电子传输。所以,对商务公函体裁内容和形式的充分认识已成为外贸行业的敲门砖。商务公函与商业广告、商务契约(如合同、信用证、发票、定单、提单等)并称为商务运用文,都是对商业活动或事务的具体诠释或规定,但与其他两类商务语篇相比,商务公函在语言形式和和文体风格方面均有其特殊性。同时,商务公函在内容和表达措施方面又有别于私人信函。如果按Martin Joos(1962)的著名的英语文体五级分类法,商务英语公函应介于庄严体(frozen style )与商议体(consultative style)之间,属于正式文体(formal style),而商务合同和私人信件分别更接近于庄重体和商议体(但也有的私人信函正式程度更低,应归于随意体(casual style)或亲密体(intimate style))。
本文将从交际功能入手,从遣词造句、语篇建构、语用策略等方面略论商务英语公函的体裁风格。
2. 商务公函的交际功能
商务公函旨在解决外贸业务开展过程中的具体事务,书信来往伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。在不同阶段,业务函件的具体语用功能不同,如有建立业务联系的,有促销的,有索赔的,有讨价还价的,有传递业务进展信息的,有要求办理各种单证的,有要求做代理的,还有向主管部门写业务报告的等等,不胜枚举。这些功能可大致分为四类:第一类是信息咨询和答复(message requests &responses)诸如资信调查(status investigation)、询盘(inquiry)、报盘(offer)以及在业务开展过程中的各种事务性信息传输均属此类;第二类功能是业务磋商(negotiation of business affairs),就双方有争议的事务性问题进行沟通,以理服人:对价格(price)、佣金(commission)、折扣(discount)、商品质量(quality)以及付款方式(terms of payment)、包装(packing)、保险(Insurance)、装运期(time of shipment)等方面不利于本方的条款进行讨价还价属于此类;第三类是联系建立(establishment of cooperative relation):这一类信函不解决具体事务,而是向对方做自我推介,表明自己的资质能力、现有业绩和合作诚意;第四类是损失索赔(claim),要求对方承担由于违反契约规定而给本方造成的损失。
商务信函语用功能的特殊性决定了其体裁风格的特殊性。
3. 商务公函的体裁略论
3.1遣词造句
3.1.1使用行业术语
国际贸易的行业术语源于国际惯例和约定,是在长期的国际贸易实践基础上逐渐产生的。贸易术语主要涉及到两个方面,一是价格体系,二是交易条件。后者又包括付款方式、装运方式、保险类别、装运单证等。不少贸易术语以缩略语的形式出现。
表示计价类型的通用术语有FOB (free on board离岸价)、CIF(cost, insurance and freight到岸价)、CFR (cost & freight成本加运费)、FCA (free carrier货交承运人)、CPT (carriage paid to运费付至)等;表示具体费种的术语有premium (保险费)、royalty(提成费)、commission (佣金)、discount/ allowance (折扣)等;表示价格特点的术语有market price(市场价)、promotional price(促销价)、net price (净价)、ceiling /floor price (顶/底价)、(price) on the high/ low side (价格偏高/低)等。
表示付款方式的术语有L/C (letter of credit信用证付款)、D/A (documents against acceptance承兑交单)、D/P (documents against payment付款交单)、installment payment (分期付款)等,其中信用证付款又可追加各种限制条款,如在下例中,限定信用证的术语就多达七种:
We only accept payment by (1)confirmed(保兑的), (2)irrevocable(不可撤消的) letter of credit (3)available by draft at sight(见票即付的) for the full amount of the invoice value and that it should be established (4)in our favor(以我方为收益人的) and reach us one month ahead of shipment, remaining (5)valid for negotiation(议付有效) for another 21 days after the prescribed time of shipment and (6)allowing partial shipments(允许分装)and (7)transshipment(允许转运).
险别术语有“F. P. A.”(free from particular average平安险)、“W. P. A.”(with particular average水渍险)、“T. P.N. D.”(theft, pilferage and non-delivery偷窃提货不着险)等。
单证名称术语有S/C (sales confirmation销售确认书)、B/L (bill of lading提单)、Commercial invoice(商业发票)、Insurance Policy (保险单)、Certificate of Origin (产地证明书)、Certificate of Quality (质检证书)、Quarantine Certificate(检疫证书)等。
适当地使用外贸术语,特别是言简意赅的缩略语,可以避免冗长的解释,简化交易手续,缩短交易过程,提高工作效率。
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