摘要：现有的文学和日常写作准则难以适用于商务英语写作，使一些报告的撰写经常无章可循。本文通过对商务英语报告的略论，提出商务英语报告写作应遵循“客观中立、逻辑紧凑、具体确定、严谨规范”的准则，并阐述了这一准则的实质。
随着我国对外交往、改革开放的进一步深入，国际商务活动日益频繁，这些活动涉及到许多领域，包括对外贸易、跨国企业业务运作、涉外劳务、技术引进、招商引资、国际金融以及国际项目招投标等等，在这些领域所使用的英语统称为商务英语（Bus本论文由英语论文网 / iness English）。它已成为全球经济活动中必不可少的语言交际工具，各国之间的经济业务交流与合作离不开商务英语。在全球经济一体化加速深入的今天，商务英语的价值和重要性也日益凸显出来。正是基于社会的强大需求，教育部今年批准了商务英语系的设立。而在商务英语的各种技能之中，商务英语写作能力，特别是商务报告的撰写能力越来越引起需求单位的重视，商务英语报告的运用也越来越广泛。但比起函电写作来，商务英语报告写作探讨在中国的历史相对较短，对本论文由英语论文网 / 其略论和探讨也相对迟缓。笔者从多年的教学实践中加以总结略论，从商务英语报告写作的语言、格式和文体特点角度对其进行了研讨。
一、商务英语报告介绍
商务报告是某一经济组织内部或与其它组织之间客观有序地传递信息进行沟通的一种工具，用于相关人员决策参考或解决问题。尽管有些报告可以采用口头形式，但通常多以书面形式展现。一般来说，撰写商务报告至少有两个目的，一是提供并略论信息，二是做出结论或提出建议。报告的长度根据目的和信息性质的不同而有所异同，既有非正式的只有一页纸的差旅报告，也有正式的厚达二三百页的财务预算。商务报告根据不同的标准，有多种分类措施。从正式程度角度，可分为正式商务报告和非正式商务报告；从功能角度，则分为信息报告和略论报告；从目的角度，还可分为项目建议书、招标说明书或年报等等。 正式报告结构严谨，重视信息的客观性和组织结构，包含诸多细节内容。在撰写时，一般不使用任何带有个人倾向性的言语表达，甚或尽量不使用人称代词。而非正式报告则是以自然或带有个性化的语言传递或记录日常商务活动信息。这类报告一般采用备忘录的形式，结构简单清晰。信息报告是在组织之间或内部客观的传递信息而不做出任何略论或建议，譬如企业内部的本论文由英语论文网 / 业绩报告、差旅报告和项目进程报告都属于这一类。略论报告则在提供资料信息之外，还要进行略论，就被咨询的问题做出结论，并在读者的要求下提出建议。可行性探讨报告、验证报告和推荐报告都属于略论报告的范畴。
二、商务英语报告写作的准则略论
商务英语报告写作的文体具有客观中立性、具体确定性、逻辑紧凑性和严谨规范性的特点。商务报告的语气因针对的读者不同而有所变化，而这里读者的界定则反映了报告阅读者和撰写人之间的联系。同时，报告中恰当的使用一些数据表格图形则会提高报告的效能。
1.客观中立性(being objective and impersonal)
报告撰写时，应消除任何因个人情感而带来的偏见，报告只能以事实为依据而非假设和猜测。在语言使用上，尽量少用第一或第二人称，而用第三人称或被动语态。请看下例：(1）I have noticed that recently some staff members park their cars in the non-parking zones outside our office building.(2）It has been noticed that recently some staff park their cars in the non-parking zones outside our office building.两个句子表达的意思相同，但给人的感觉不一样。A句使用的是第一人称“I”，给读者的感觉是以偏概全，个人色彩很浓，给人以压力。使用的结果是可信度不高，可能会使一些读者产生抵触心理。而B句则采用了被动语态的形式，有效地避免了可能产生的矛盾，并增加了内容的说服力和可信度。再看下面的例子：(1）We should like the executive’s seats to be high-backed. (2）It was felt that the executive’s seats should be high-backed. A句使用第一人称“We”，给读者一种被强迫认同的感觉，而用被动语态“It was felt that”则完全消除了这种负面作用，使建议被读者接受起来更加自然与平和，从本论文由英语论文网 / 而达到报告说服的目的。
2.具体确定性(being specific and factual)
商务报告提供的信息应具体确定，并有事实或调查支撑，以避免给读者以空洞模糊的印象。报告内容涉及到的应仅仅是事实部分或那些确实存在可以把握的东西。在语言使用上，尽量不使用那些空洞模糊的表达，而选择具体明确的词汇或短语。譬如在日常生活中，我们经常用as soon as possible来表示对某一动作或结果尽快实现的预期，但在商务报告里则因其模糊不确定性而不建议使用。
3.逻辑紧凑性(being consistent and coherent)
从句法结构略论，为求简洁明了，英语论文题目，同一句群或意群的组成部分彼此紧凑地融合在一起，使用相同的语法结构，英语论文范文，即遵循语法的平行准则。不仅如此本论文由英语论文网 / ，用于区分不同句群意群的标记，诸如空格、缩进和项目符合都应统一。经过这些处理，使每个句子能够自然的和前后句彼此衔接，同时恰当地使用逻辑关联表达，防止在思维上产生跳跃性的变化或断层。
4.严谨规范性(being standardized)
商务报告的规范性，主要体现在其格式和语言上面。商务报告一般包括开头、介绍、主体和结尾部分。因主题、目的和信息使用的不同，每一部分还可以进一步细化为不同的组成部分。在格式选择方面，则把读者的需要放在首位。常用的格式有固定表格形式、信函、备忘录和正式的书稿形式。固定表格形式一般用于企业内部，譬如工作报告，撰写人只要按要求把相应内容填写完毕即可；信函则是同外部交流的一种方式，既有信函的组成要素同时还包含商务报告部分；备忘录用于非正式的内外部交流，备忘录的标题可以帮助读者立即知晓报告的内容；而书稿形式则非常正式，从几页到几百页不等。有些情况下，报告正文的前后还有特殊的附加部分用于参考或说明。但不管采用何种形式，撰写人一定要明确报告写作的目的，那就是清晰有效的传递信息。语言方面的严谨规范性，主要体现在报告中数据表格的广泛使用和略论上。在撰写商务报告时，经常使用各种图表和统计数据，吸引读本论文由英语论文网 / 者把注意力放在报告的要点上面，以快速区别略论过程和结论发现。至于选择何种数据工具则依信息的内容而定， | 
