摘 要 随着加入世贸组织之后贸易环境的变化,中国进入了一个更复杂的国际经济环境。激烈的竞争要求企业职员在更多的场合使用英语。 在商务往来中,商务英语信函扮演着重要角色,它是增进理解和扩大贸易的重要手段。 本文主要论述作用商务英语信函写作技巧的一些关键因素。 第一部分从商务英语信函的格式和结构来阐述;第二部分主要是根据情景交流适用准则来略论,其中包括:礼貌准则,体贴准则,清晰准则,简洁准则等。
随着中国加入世贸组织,中国进入了一个更大的国际环境。 激烈的竞争要求我们在更多的场合使用英语。 在商务往来中,商务英语信函扮演着重要角色。 它是增进理解和扩大贸易的重要手段。 在业务繁忙的商业氛围中, 商务英语信函的内容要注重简洁扼要而不是华丽的词藻。商务英语信函有特定的写作规则。在强调内容的同时,熟悉一些写作技巧是很有实用价值的。 以便在用英语信函与他人交流时,能以一种正确,简洁和有效的方式把我们的意思表达清楚。
一、 商务信函结构和语言习惯用法的作用
写商务英语信函比写其他的文章要容易得多。原因是它有固定的写作规则和框架。 这一点在商务英语信函的格式、 结构中有充分的体现。
( 一) 信函格式对商务英语信函写作的作用
了解英文商务信函的基本格式, 是正确规范书写商务英语信函的前提。当前常用的商务信函有两种格式:一是混合式;二是平头式。混合式是传统信函的常用方式。信内收信人姓名和地址用平头式,但构成信函的正文的各段的首行则均缩进6 个字母。日期写在信内收信人姓名和地址的上面, 但大多数这种格式的信函把日期写在右边,日期的最后一个数字落在右边框线上。 表示敬意的结尾和写信人的签名应居中或偏右书写。平头式在英国和美国正在日益被采用,这种书信格式是很新颖的。它的主要特点在于信函的各个部分均从左边框开始打起。 这也是平头式和混合式的主要区别所在。 但在实际商务英语写作中, 我们可以根据不同的客户的特点选择我们不同的格式。
( 二) 信函结构对商务英语信函写作的作用 写作商务英语信函的时候,我们最好采用信函写作的通常结构,它通常包括四个部分。一般来说,它包括引言、 细节、 反应和结尾。
1.引言"Thank you f oryourl et t erdat ed. . . ""W e r ef ert o yourO r derN o. 13 and r egr ett o say t hat . . . ""Thr ough t he cour t esy ofourpr esi dent , we l ear ned t hatyou have ani nt er esti n doi ng busi nesswi t h us. "这些句子常常用到。 用到这些现成的,固定的有效的句子,符合商务信函的阅读习惯,熟悉的语言能使交流更简单。
2.细节 注重细节的目的是要详细地叙述要求的内容。 这是商务英语信函的核心部分。如果信中涉及了几件事情,明智的做法是将它们一件一件地摆出来。每一件事情占一个段落,这样,信函就会很清楚,也让人容易理解。而且,这样的安排是符合逻辑的。
3.反应 反应是双方更深入的交流,与前一部分是紧密相连。你可以要求对方确认,并作出回应。 也可以告知对方随有附件,或者表示你们乐意接受对于价钱和其他相关事情的询问等等。
4.结尾 最后是结尾。在按要求完成了前三个部分后,信的结尾要有处于礼貌而说的相关的客套的短语或句子。通常有如下的句子:"Y ouri m m edi at e/ f avor abl e r epl y wi l lbe hi ghl y appr eci at ed. ""I fyou need any f ur t heri nf or m at i on,pl ease l etusknow. ""A s t he m ar keti s ofkeen com pet i t i on,we r ecom m end youri m m edi -at e accept ance. "正确的信函结构能使信函阅读起来更地道,对业务往来更有好处。
二、 特定语境下适用准则的作用
在商务交流的特殊语境下,商务英语信函写作中有四个关键的适用准则:礼貌准则,体贴准则,清晰准则,简洁准则。 这些准则是作用商务英语信函写作的基础准则,根据这些适用准则可以略论具体情景中的用语的特点和影响。
( 一) 礼貌准则对商务英语信函写作的作用
在商务英语信函写作中礼貌准则很重要,甚至作用整个商务活动。礼貌可以帮助客户之间增进友谊。为了达到与客户成功的进行商务合作联系,可以采取以下写作技巧: 1.语气委婉 在商业中有分歧难免。为了不因为说话直接而冒犯他人,我们建议用以下这些温和委婉的语言:W e ar e af r ai d,we woul d say,we m ay say ,we t hi nk ,i tseem s t o us ,we suggest,as you ar e awar e,as we need har dl y poi ntout,pl ease,i twi l lbe hi ghl y appr eci at ed t hati fyou can. . . 2.用被动态 我们建议尽量用被动态,只要意思清楚,没有歧义,用了被动语态的句子比主动语态的句子更加礼貌。Forexam pl e:Y ou di d notopen yourL/ C i n t i m e.Y ourL/ C wasnotopened i n t i m e.后一个句子比前一个好,因为前者肯定会使听者觉得自己犯了错误的心理感觉,这对营造交流者之间的融洽联系不利。 3.用疑问句 当我们要求对方做写与生意有关的事情时, 我们用疑问句更好。句子听起来更礼貌。Forexam pl e:M ake paym entby conf i r m ed i r r evocabl e L/ CW e r equestyou t o m ake paym entby conf i r m ed i r r evocabl e L/ CCoul d you m ake paym entby conf i r m ed i r r evocabl e L/ C?第一句不合适,因为听起来像命令。第二句在礼貌方面也不妥当。第三句值得推荐。原因很明显,它体现了礼貌,也表示了对对方的尊重。 4.用虚拟句 有时用虚拟句是个好选择,表示了尊重也达到了礼貌。Forexam pl e:W e woul d ask you t o m ake pr om ptshi pm ent .
( 二) 体贴准则对商务英语信函写作的作用
体贴在写商务英语信函中是个重要的准则。顾客是上帝,这是我们常常强调的。 所以,我们必须重视写信时我们的态本论文由英语论文网提供整理，提供论文/，英语论文，英语论文/，/论文，/英语论文，/留学生论文，英语论文范文，/英文论文，留学生论文/相关核心关键词搜索。 |
