句法/语法文体标记：从句法角度略论,商业信件的文体特征主要有以下几个方面。陈述句和祈使句比例较高：商业信件的主要目的是通知、劝说和否定,通知与否定的目的决定了事实性的叙述-陈述句。这是由于商业信件的劝说目的所决定的,因为祈使句可表达命令、请求、建议,它的使用可作用读者的行动。祈使句可用于第一人称、第三人称,也可用于省略主语的第二人称。商业信件多使用省略主语“you”的祈使句。简单句占据多数：由于商业信件的写作要求清楚、准确,所以信件中的句子通常很完整、简单。在私人信件中,简洁会被认为粗鲁无礼,但在商业信件中,简洁才像商人。但是,一系列较短的简单句在结构上平行,没有一个观点能引人注目。使用相对较短的句子：根据Dr. Rudolph Flesch的 The Art of plain Talk ,长度为17个词的句子具有较强的可读性。为使商业信件易懂,作者应在频繁使用短句的同时,注意变换句子的长度。这一现象表明商业信件的句子比其它语体的句子较短,而且句长也变化多端。句子结构的复杂程度能反映该语体的正式程度。短句的频繁使用说明该语体不太正式。

二、语境因素略论
语言使用者的特点：语言使用者的特点可以从他的年龄、性别、社会区域、种族、所受的教育反映出来。所有这些因素都会对语言的文体风格产生直接的作用。年龄对商业信件的作用并不明显。性别主要反映在称呼上,社会区域或种族背景对语言风格也有一定的作用。

语言使用的目的：根据William Jackson Lord,Jr. Jessamon Dawe的观点,商业信件的目的主要有三个：通知,劝说与否定。通知是为了让读者了解某事。为达到这一目的,作者使用了陈述句。劝说的目的是为了说服读者采取某种行动,因此作者会用大量的包含动态动词的祈使句。否定的目的是转达否定的信息,这种信息常会使读者失望,甚至会惹恼他。

主题：不同的主题需要不同的词汇。商业信件的话题是谈判双方为成交而就商品进行的讨论。这种话题可以是询盘、报盘、还盘、支付、装运,甚至索赔。正如前面所略论的,这种话题需要商业信件采用具体的词汇,动态动词,数词与商业术语等,简短的句子与段落。但是,同样的主题,由于其目的不同,语言也会有异同。因此,商业信件是因主题及目的而产生的变体。这两个因素与其他方面结合起来才能决定词汇,句法以及其他的文体特征。

三、结论
本文运用现代文体学理论,从语言描述和语境因素两方面略论了商业信件的文体特征。语言描述的略论表明商业信件使用了大量的逗号、句号、缩略、大写、短句、短段落、简单具体的词、部分多音节词、借词、动态动词、陈述句、祈使句、完整的简单句、一些固定句型。之后,我们又结合语境,从语言使用的角度略论了这些语言特征出现的语境根源。从这些略论不难看出,商业信件可以说已从过去的非常正式的语体逐步地向非正式语体过度。但我们有理由相信它永远也不会到达非正式这一极端,因为这是由它特有的语境所决定的。希望这种略论能为正在从事或准备从事国际贸易有关活动的人士提供一些语用指导,使他们能在商贸活动中更好的驾驭自己的语言,较好地进行信息交流,从而成功地完成商业活动。

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