|
摘 要:学生们对商务英语报告的整体性、主题结构、目标读者、写作措施和核心小组访谈方面普遍存在着认识模糊的问题,针对这些问题,提出一些应对策略。 关键词:商务项目设计 问题 对策 一、引言 1.实用商务英语项目设计的意义和影响 《实用商务英语项目设计》的学习是开放教育试点英语系本科(商务方向)的学生集中实践性环节。该课程的目的是培养学生综合应用所学的知识解决实际问题的能力。它对检查学生的学习效果,培养学生进行初步的商务项目设计的能力,加强学以致用,有着重要的意义和影响。 2.实用商务英语项目设计的性质和任务 选择商务项目,对项目的可行性进行调查与略论,直至确定实施该项目并编制项目计划,是任何工商组织经常进行的商务活动。本项目设计旨在使学员初步了解选择与设计商务项目的全过程,培养学员综合应用已学理论知识,提高略论和解决问题的能力,并对学员掌握的理论知识和专业技能进行全面考核。 二、实用商务英语项目设计实施过程中存在的问题 1.搜肠刮肚、闭门造车。学生在浏览《实用商务英语项目设计》后,普遍都存在着不知从何下手的问题。即使开始了设计和写作,仍信心不足,不知自己做得正确与否。既不知道为什么写,也不知道如何写某个报告。这反映出他们对商务报告写作过程的整体认识存在问题。 2.在浏览《实用商务英语项目设计》后,学生们往往都存在着对商务报告的主体结构认识不清的问题。这在写作过程中反映比较突出,相当一部分学生不能认清综合业务略论、客户概揽、核心小组访谈、SWOT略论、项目实施方法和周进度、项目成本略论、股东略论、项目风险略论、管控策划9个报告和商务项目总报告之间的联系。由于《实用商务英语项目设计》中未能提供总报告示例,结果不求甚解的学生不仅往往将位于教科书末端的概要部分示例曲解为总报告,而且所谓的报告完成后,各主体部分的编排顺序也认识不清。 3.在浏览《实用商务英语项目设计》后,学生们仍存在对商务报告的目标读者和报告所使用的语言的应用程度之间联系认识模糊的问题。 4.在浏览《实用商务英语项目设计》后,相当部分学生仍存在对商务报告的撰写措施认识不清的问题。 5.在核心小组访谈报告写作过程中,学生们存在着对访谈的目的、方式、内容和项目认识模糊的问题。 三、应对的策略 针对以上五个主要方面存在的问题,笔者谈谈应对策略。 1.正确的商务报告写作过程的整体认识关于报告的有效和成功起着至关重要的影响,如果能够认识清楚这一点的话,那么就可以达到“会当凌绝顶,一览众山小”的境界。整体写作过程事实上由5个部分组成如下图所示: 我们的学生绝大多数只是仿造教科书上的示例,根本不按照这5个步骤来进行报告的整体设计。一定要让学生们懂得:确定问题就是确定报告的主题;形势略论就是综合业务略论、客户概揽;搜集资料就是核心小组访谈;略论问题就是SWOT略论、项目成本略论、股东略论、项目风险略论、项目实施方法和周进度、管控策划;解决问题就是总报告。 2.无论什么类型的报告,一般都是机构、公司、政府部门内部或之间正式的公文。这类文本的共同特点,在于篇幅无论长短,体例必须规范;内容可繁可简,格式非常关键。这类文件对内容和形式往往格外讲究。报告的格式类似于商品的包装。毫不夸张地说,许多情形下格式和体例是不是正式、规范,要与内容是不是翔实等量齐观。 为了给各位学生增加一些感性认识,笔者从宏观层面上按照编排顺序概述一下通用报告主体结构: ◆报告传达书 ◆题目 ◆目录 ◆概要 ◆前言 ◆调查/探讨结果 ◆结论 ◆建议 ◆参考资料 ◆附录 3.一般来讲,学生们在撰写报告前,就要具备明确的服务意识。不论是状态报告、市场调查报告、营销策划报告,还是项目建议书、探讨报告,它们都具有很强的目的性和功利性,目标读者往往是你顶头上司、上级主管机关、国外金融资本结构的项目审查部门、业务联系单位和合伙人的核心人物,人数不会很多,但是往往要求比较严格。这些人每天审阅的文件、报告、公文林林总总,大部分属于例行公事,你的报告若想引起足够的关注并不容易。既然报告的阅读圈子小,确定目标读者尤其事关重大。要求拨款的报告可能需要侧重所购设备的使用效益,对技术细节不宜多讲;向总工程师提交的报告应在技术方面小心谨慎,但对造价、运营成本等可以推在一边能不说就不说;而假如报告是提交给董事会的,由于董事会成员构成的多元化,则需要从财政、技术、人力资源配备等各个方面予以说明,内容就应当尽可能地全面一些,视角适当地高一点,意见适当地中立一点,观点适当地超前一些。对于报告的目标读者的考虑,很大程度上取决于起草这个报告的直接目的。学生们往往只会“临摹”教科书示例,根本不考虑报告形式和内容的统一。因此,我们在指导过程中应提醒学生们需要考虑的应当是报告要解决的问题及其具体内容。总而言之,目的决定措施,议题决定体裁。读者对象决定所用语言的语用程度,读者对象决定报告涉及的技术语汇难度。准确的读者定位关于报告的成败起着至关重要的影响。 4.在指导过程中,我们除了要求学生应用他们比较熟悉的SMART法撰写报告外,还可以介绍其他常见商务报告撰写措施,例如: ◆MADE法 |
