因此，在拟写商务函电时应注意：对方所需何信息，是否完整地陈述了一切相关事务和是否完整回答了所有问题，这可概括为“5Ws”(who, what,when,where,why)__ 和“1h”(how)，即谁订货、订什么货、何时交货、货运至何处、如何付款，如有特殊要求还应解释为什么。具体(Concreteness)是指商务英语函电中的信息必须明确且有说服力，使用具体的事实、数据和时间以达到具体的目的。在撰写商务函电时，作者首先要注意提供具体的数据和事实，如：Our product has won several prizes.(Vague)Our Hair Washing Machine has won first prizes in fournational contests within the past three years.(Concrete)上述两例句，第二句提供了具体的产品名称，具体的时间，具体的奖项和数量，给对方提供对于我方产品更准确详尽的描述，从而传递更具体更有说服力的信息。其次要多用主动语态和表示主动意义的词，如：The status of your account will be checked and confirmed(passive)We will check and confirm the status of your account(active)由上两句可看出：使用被动语态，到底由谁负责核实对方帐户的情况这一问题不清楚、不确定，而改为主动语态，对该问题的态度则显得较为积极和肯定。再次要避免使用表达时间的模糊词，特别在规定装船、发货和开立信用证的时间时，绝不允许使用如“as soon as possible”，“at once”,“immediately”等模糊词，应使用具体的日期或时间限制，否则会带来无法估量的经济损失和不必要的麻烦。留学生论文
3.方式原则
要求商务函电清楚简洁（Clarity and Conciseness）。方式原则要求信息简明扼要，避免歧义。根据这一原则，商务函电必须清楚简洁。简洁(Conciseness)是在遵循信息的完整性、正确性并不失礼仪的准则下，尽量使用少的文字来传递信息，以节省时间，突出重点。作者写作时应尽量用简短、易懂、直接、朴素的英语，避免不必要的重复、冗长的话语、过时的商业行话，直截了当地表述意图。清楚要求避免有生涩难懂之处，文 | 
