[摘 要] 随着我国加入WTO ,国际经济往来将会日益频繁,我们会越来越多地参与到国际商务活动中去。掌握商务英 语信函的写法,将成为一种十分重要的能力。那么,如何写好商务英语信函呢? 商务英语信函有其独特的写作准则和语言风格。写作商务信函不需要您使用华丽优美的词句,你只需用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚
的了解您想说什么。
[关键词] 商务英语;信函;写作措施
在全球经济一体化的今天,国际商务活动日益频繁。近年来,商务英语教学在我国得到了蓬勃的发展,商务英语信函写作是商务英语系的主干课程,写一手地道的商务英语信函是利用函电从事商务活动的前提。受行业特点的作用,商务信函有其特殊的写作准则和语言风格。
一、观点清晰
要使客户从商务书信中较容易地理解你所要表达的准确含义,就应该清楚地阐明文章的主要观点,每一个观点应分置于独立的自然段,将一项项事由交待清楚,这样便使得整篇书信形成一个有机的整体,脉络清晰,观点鲜明,使阅读者一目了然。
二、结构完整 一篇高质量的商务书信必须意义完整,结构严密,切忌丢三落四。一封完整的书信必须具备以下几个组成部分:1.Sender’s address (发信人地址) ; 2. Receiver’ s name and ad2dress S(收信人地址) ;3. Salutation (称呼) ; 4. Body of letter(正文) ; 5. C0mplimentary remarks (结尾谦称) ; 6. Signature(签名)
三、口语化
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter hasbeen received”“, Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into yourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗? 只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/ 我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
四、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的作用呢? 是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
1. 真诚。
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
2. 直接。
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
3. 礼貌。
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry , your esteemed order 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会作用今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
五、简洁精确针对性
书写商务信函应当言简意赅,尽量使用短句和常见词,避免句式复杂和意思重复,以便于对方理解。例如,某封商务书信中有这样一句: I would like to draw your attention tofact that all our product s are made f rom completed natural in2gredient s and that we do not utilize any artificial additives. 该句十分冗长,令人费解,如果将其改为意思相近的几个短句,如下: I am sure YOU will find plenty to interest you in it .You will notice that all our product s are made f rom 100 %natural ingredient s. Without any artificial additives. 我们就较容易理解它的意思。(即:我确信你方会对该产品感兴趣。不难发现我方所有产品均为百分之百的天然原料制成。绝对不含任何人工添加剂。)
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。具体地说,我们书写商务信函时应当做到:语法正确、语句通顺、用词得当、拼写无误、打印规范。这样才会给人留下良好的印象,让客户对你个人和企业都充满信心,进而达成共识,促成合作。请在邮件中写上对方企业的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
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