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【摘 要】 撰写好一封英文外贸信函取决于诸多因素,如撰写人的英语基础、业务技能及实践经验等等,但把握住外贸信函的独特文体特征,这是关键。然而,当前此类课程的教材大都只是强调外贸信函起草的格式和构成,/英语论文而对其独特的文体特征则很少进行介绍,而且有关这方面的文章亦很少见。因此本文拟对英文外贸信函的文体特征作一初步研讨,以期能将文体略论融入到相关课程的教学之中,更好地帮助学生撰写此类信函。 【关键词】 英文外贸信函 文体特征 撰写 随着我国改革开放的不断深入,尤其是我国加入WTO,对外经济贸易迅速发展,许多外向型公司积极扩大出口创汇,其他公司亦纷纷效仿,设法开辟出口渠道。而一笔外贸业务操作的整个过程大致包括洽谈、合约起草、开立信用证或开具汇票、货物装运、保险、检验、货款结算及争议解决等多个环节。由于贸易双方远隔千里,考虑到费用等方面的因素,有关当事人大都采用信函来传递信息,并实施各个环节。与以往相比,如今商家更多地采用了传真、电传、E-Mail或航空邮寄等快捷的方式将信函发送、传递给对方,这不仅提高了信息传递的效率,而且也表明了外贸信函在涉外商务活动中起到了越来越重要的桥梁影响。因此,撰写外贸信函应是外贸工作者必须具备的基本技能。 外贸英语、外贸函电、商务英语及实用英语写作是当前高校英语系较为热门的课程,也是相关专业学生的必修课或选修课,很受学生的欢迎。而英文外贸信函的撰写又是上述课程的重要教学内容和环节,普遍受到教师和学生的重视。但要撰写好一封英文外贸信函却不是一件容易的事情,与普通的书信相比,外贸信函在用词、结构、语气等方面有较为严格的要求,它有其独特的文体特征,例如条理清晰、遣词恰当、术语频繁、语气婉转、结构规范、语言简练等等,而且信函的措辞及语言表达的得体与否往往联系到一笔业务能否顺利开展,甚至会作用到公司的经济效益;而写给亲朋好友的书信则较为随意,没有规范的程式和遣词造句方面的严格要求。由此可见,要写好一封英文外贸信函,撰写人不仅要有扎实的语言基础,熟悉有关的专业知识,而且更应深刻理解外贸信函的文体特征。然而,当前的教科书大都只强调外贸信函的格式及构成,而对其独特的文体特征很少介绍,而且有关这方面的文章亦很少见,因此,本文拟从六个方面对英文外贸信函的文体特征进行初步研讨,以期能将文体略论融入到相关课程的教学之中,更好地帮助学生撰写此类信函。 一、格式规范、统一 格式规范、统一是指外贸信函的布局符合统一的程式、习惯和格式设计。在长期的贸易实践及操作中,外贸信函已形成比较统一、固定的格式,即缩头式、齐头式及混合式。缩头式是一种沿袭传统的格式,主要特点是信内收件人和信函正文的每段起始句及敬意结尾等按规定缩进若干格,这种格式较为正式;齐头式是指信中各部分都从每行的左边开始,这种格式便于打字和节省时间,提高工作效率,这是外贸工作者经常采用的一种格式;混合式是指信函的正文为缩头式,其它各部分采用齐头式。这三种格式虽各有其特点,但无优劣之分,在外贸信函起草时都可采用。具体采用何种格式,则可根据个人习惯和偏爱。但选择一种格式应考虑到收件人阅读的方便及信函打印的效率,同时应体现信函格式的规范和统一。 二、条理清晰、固定 条理清晰、固定是指信函各个组成部分按一定的规则、次序排列,层次分明、眉目清楚,使人一目了然。外贸信函通常有以下几个部分组成: 1·信头(Letter-head):信头包括发信人名称、地址、电话、传真、E-Mail及编号等内容,若信头已经设计、打印在信签上,写信人毋须再重复。 2·日期(Date):与中文表达的逻辑顺序不同,英文信函的日期应放到信头下一行。日期包括年、月、日,通常有两种写法,如:May 3(rd),1997; 3(rd)May,1997。值得一提的是,起草外贸信函时不可用数字表月份,以免收件人曲解。 3·封内地址(Inside address):是指信内收件人的姓名、企业名称及地址等。在撰写封内地址时,姓名的拼写务必正确,地址的书写应完整规范。若不能确定收件人是哪一位,可在该商行前写上Messrs(Mr的复数)作为礼节上的尊称。 4·称呼(Salutation):称呼是一种礼节、客套,主要是向对方表示尊敬。若不能确定收件人是哪一位,通常可采用这样的表达:Dear Sirs(英国式的习惯表达)、Gentlemen(美国式的称呼)、DearMadam or Sir,To whom it may concern,Dear Manager等等。此外,如果想在收信人的姓氏后加上头衔,则应注意英文的表达习惯,例如:Dear Director William;Dear Manager Wang,这样的称呼不符合英语的习惯表达,正确的表达为:Dear MrWilliam,DearMr Wang。 |
