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摘要:外贸英语函电的写作要遵循一定的准则。违背这些准则,就难以彻底达到与国外贸易伙伴有效沟通的目的。本文略论了商务英语系学生常见的写作错误,总结了原因,提出相关建议以利于提高教学质量。 关键词:外贸函电 写作准则 错例略论 1选用教材和信例 选用教材为“外贸英语函电”(王乃彦主编,中国商务出版社2017年6月第2版);略论信例选自河北外国语职业学院国际商务系2017级商务英语系5个班。 2外贸英语函电的写作准则 从事外贸英语函电写作时,为了达到有效沟通的目的,有必要了解“7C”写作准则:清楚(Clarity)、简洁(Conciseness)、正确(Correctness)、具体(Concreteness)、礼貌(Courtesy)、体谅(Consideration)和完整(Completeness)。 (1)清楚。商务信函应使读者一目了然,没有晦涩难懂或容易产生误解之处。在确定了所要写的内容后,选择使用简短、熟悉和口语化的词语,构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的,避免使用产生歧义或意义不明确的词汇。如有需要,可以使用样例、插图以及其它在视觉上有助于理解的东西。 (2)简洁。所谓简洁,就是指要言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文商务信函时,要摒弃那些陈旧的商业术语,做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子,保留有效、简洁的事实信息,就可以把最重要的信息呈现给对方。 (3)正确。商务信函必须写得正确,因为其牵涉到双方的权利和义务,而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数据无误、写作格式规范、技巧应用恰当以及商业术语正确。 (4)具体。商务信函必须写得生动、具体和明确,要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写商务信函的过程中,应尽量应用具体的事实和数字,选择形象的及通过想象所创造的字和词句,一般使用主动语态来陈述内容。 (5)礼貌。礼貌在商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与当前客户的业务联系,也有助于结交新的业务伙伴。在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,在撰写商务信函时,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上尽可能站在客户的立场上,考虑到对方的意愿和背景,做到互惠互利。 (6)体谅。体谅对发信人和收信人之间保持进一步关系至关重要。发言人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在略论对方如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。简言之,体谅就是做到为对方着想,移情于对方,在人性层面上来理解对方。此外,体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度。 (7)完整。商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的商务信函不仅可能会带来预期的结果,还可能建立起更好的商务联系。 3典型错例略论 3.1违背“清楚”的准则 “Prior to the conclusion of the firsttransaction between us.”误解成“在我们第一次业务终结之前。”(应为“在我们之间达成第一笔交易之前。”)(建立业务联系作业,教材第25页) 3.2违背“简洁”的准则 “你方7月1日函悉。”译为“We acknowl-edge with thanks the receipt of your letter ofJuly 1st.”(译文可更简洁表达为“Thankyou for your letter of July 1st.”)(还盘作业,教材第114页) 3.3违背“正确”的准则 “我们最多只能做到把原报价的价格减去5%。”写成“The best we can do is tomake a reduction of 2%in our originallyquoted price.”(其中5%误写成2%。应为“Thebest we can do is to reduce our originalquotation by 5%.”)(还盘作业,教材第114页) 3.4违背“具体”的准则 “感谢你方5月8日来函,获悉你方客户急需标题商品。”写成“We thank you foryour letter of May 8th,from which welearn that you need the captioned goodsbadly.”(原文的“你方客户”在译文中仅表达为“你方”,所指方面不具体。应为“Wethank you for your letter of May 8th,from which we learn that your client isin urgent need of the captioned goods.”)(报盘作业,教材第62页) 3.5违背“礼貌”的准则 “请报最优惠价,注明原产地、包装、详细规格、可供数量和最早船期。”生硬地表达成“You are requested to make us themost favorable offer,stating origin,packing,detailed specifications,quantitysuppliable and the earliest time ofshipment.”“(Would you please make usthe most favorable offer,stating origin,packing,detailed specifications,quantitysuppliable and the earliest time ofshipment?”更加客气有礼)(询盘作业,教材第67页) 3.6违背“体谅”的准则 |
